L’organisation d’évènements est un véritable métier. Il faut rechercher des lieux, lancer des appels d’offres, entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, gérer la communication avec les clients, élaborer des contrats, gérer des budgets… Ces projets ne pourraient aboutir sans l’expertise d’un professionnel. Le responsable évènementiel est présent à chaque étape de la réalisation d’un événement. Chargé de créer des souvenirs mémorables et de concrétiser des moments vivement attendus, il s’assure du succès de l’événement et de la mise en place de chaque tâche (conception, préparatifs, logistique). Qu’il travaille pour une agence d’évènementiel ou pour tout autre type d’entreprise, le responsable fait en sorte que le client puisse se focaliser sur l’événement en lui-même. Découvrons les divers aspects de cette fonction : missions, qualités et compétences, évolution professionnelle, salaire. 

Le responsable évènementiel a pour rôle d’organiser des évènements de A à Z. Lancement d’un produit, événement sportif, rencontres professionnelles, festival de musique, soirée de gala… Les programmes sont nombreux. Cet expert trouve des idées pour rendre le moment unique et pour retenir l’attention de la clientèle ou des médias. En amont, il organise des réunions avec ses équipes pour définir les besoins et les objectifs. Afin d’exercer ce métier, le responsable évènementiel doit être passionné, créatif et attentif aux détails.

Les missions du responsable événementiel sont variées :

• Définition des caractéristiques de l’événement 
• Organisation et animation de réunions avec ses clients pour définir les besoins et les objectifs de l’évènement. 
• Création d’un cahier des charges. 
• Gestion et enrichissement d’une base de données recensant différents contacts du secteur, des fournisseurs et des lieux d’événements. 
• Établir et négocier un budget.
• Apporter son expertise et sa créativité concernant les moyens et les outils à mobiliser (programmes, communication numérique, gestion des réseaux sociaux, brochures, envoi d’invitations, rédaction d’articles, affiches).
• Propositions et conseils pour la mise en œuvre du projet.
• Planification des diverses tâches nécessaires à la réalisation de l’événement. 

Gestion commerciale et administrative de l’événement : 

• Sélection et supervision des prestataires (traiteurs, fleuristes, décorateurs, responsables d’activité).
• Coordination des étapes de l’organisation de l’événement (choix des lieux, intervenants). 
• Respect des deadlines et des obligations contractuelles. 
• Organisation et supervision de l’approvisionnement et de la logistique.
• Proposition d’un plan de communication. 
• Se porter garant du respect des exigences de sécurité liées à l’ensemble de l’évènement.
• Se montrer présent le jour J pour s’assurer du bon déroulement de l’activité (accès internet, gestion du vestiaire, disposition de la salle, badges invités…).
• Se montrer force de proposition en cas de dysfonctionnement.

Mesure de l’impact de l’événement : 

• Gestion de la collecte et de l’analyse des retours clients : mesure de la satisfaction. 
• Monter le bilan financier de l’événement (achats et dépenses).
• Mesurer l’impact de l’événement avec des outils adaptés.
• Communiquer avec le client sur les retombées et le succès de l’évènement. 
• Identifier les différents axes d’amélioration pour un futur évènement.

L’activité du responsable événementiel varie en fonction de la taille de l’entreprise dans laquelle il évolue. En effet, elle peut jouer un rôle en impactant le nombre d’événements à organiser et le budget associé à chacun. Selon le projet, les actions à mener seront plus ou moins polyvalentes. La cible de communication de l’entreprise modifie aussi le rôle du responsable événementiel. Un événement sportif grand public et une expérience team-building en entreprise sont deux moments très différents. Le plan de communication, les moyens et les outils à déployer ainsi que le budget seront uniques. En travaillant au sein d’une agence de communication, le professionnel peut jongler entre divers évènements simultanés. Il est essentiel qu’il puisse identifier les objectifs spécifiques à chaque client.

Voici les qualités indéniables du responsable évènementiel : 

• Créativité et goût pour l’innovation : quel que soit le type d’évènement, le public recherche une expérience exclusive, en accord avec les tendances du marché.
• Sens du détail : le rendu final du projet événementiel doit être impeccable et adapté à la vision du client. L’image de l’entreprise est en jeu, il faut donc être rigoureux, prévoyant et penser au moindre détail. 
• Organisé : le chef événementiel est une personne organisée, capable de travailler en équipe et de donner des directives. 
• Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle : les chefs de projet et responsables événementiels sont confrontés au multitasking ou l’art de gérer plusieurs projets à la fois. Savoir prioriser, planifier, communiquer efficacement et maîtriser les imprévus est alors incontournable.
• Capacité d’adaptation : même lorsque tout est planifié, un imprévu peut surgir. Le responsable détient de grandes facultés d’adaptation pour rebondir et proposer à son équipe des éléments de résolution. 
• Capacité à travailler dans des délais contraints : les horaires du responsable événementiel sont souvent irréguliers. Il ne compte pas son temps, les délais sont souvent serrés et il est contraint de les respecter.
• Leadership : le prétendant au poste doit pouvoir agir en leader et déléguer des responsabilités pour répondre aux attentes en matière de qualité. Il est force de proposition et de conviction. 
• Capacité à suivre et à devancer les tendances en matière de planification, de conception et de production d’événements, en identifiant et en résolvant de manière proactive les situations de crise et les difficultés opérationnelles. 

Aisance relationnelle : le responsable événementiel travaille en étroite collaboration avec une équipe d’event planners, de professionnels du marketing et de la communication, avec le directeur de l’entreprise, mais aussi avec les prestataires et les fournisseurs.

Le métier de responsable événementiel détient son lot de compétences : 

• Maîtrise du budget selon le secteur.
• Connaissance du marché de la clientèle (veille du secteur évènementiel) : nouveaux prestataires, nouveaux lieux, tendances…
• Connaissance des techniques de vente et de négociation.
• Connaissance des techniques de rédaction d’un contrat et notions juridiques. 
• Connaissance des techniques de rédaction de proposition commerciale et de réponse à des appels d’offres. 
• Maîtrise des logiciels bureautiques.  
• Maîtrise de l’anglais.

Pour devenir responsable événementiel, il est possible de suivre plusieurs formations, comme une formation en communication ou en marketing. Après le BAC, les étudiants peuvent se tourner vers une école de commerce ou une école spécialisée dans le secteur de leur choix. Voici les possibles orientations : 

Formation de niveau BAC+2 ou 3 : 

• BTS avec une spécialisation en événementiel, en communication.
• DUT en information et communication. 
• Licence professionnelle des métiers de la communication et de l’événementiel. 

Formation de niveau BAC+4 / 5 : 

• Master en communication, marketing ou production événementielle.
• Diplôme de l’institut d’études politiques.
• Diplôme d’école de commerce ou de communication, spécialisée en communication événementielle, management évènementiel. 

Dans le secteur du luxe, par exemple, l’évènementiel joue un rôle fondamental dans la construction et le renforcement de l’image d’une marque de luxe. C’est un moyen de communication et d’expression artistique qui permet à la marque de se différencier et de créer de fortes relations avec son public cible. Afin de poursuivre ses études dans le secteur du luxe et de la mode, il est recommandé d’intégrer l’école ISAL Paris, qui forme les étudiants aux métiers de la mode et du luxe. Cet institut situé à Paris propose des formations professionnalisantes, en alternance et en stage. 

Le Mastère Communication et Marques est idéal pour accéder au poste de responsable événementiel. Il permet de gagner un certain nombre de compétences : 

• définir et mettre en oeuvre une stratégie digitale, 
• culture de mode et management digital, 
• communication événementielle mode et luxe (workshop conception de l’évènement mode), 
• savoir analyser les tendances du marché de la mode et du luxe,
• manager et piloter des projets web, 
• maîtriser le management stratégique d’entreprises numériques.

Pendant ces deux années d’études, l’élève participe à des conférences et à divers évènements liés au secteur.

Une fois diplômé, l’élève peut se lancer dans l’organisation d’évènements liés à la mode et au luxe ou saisir d’autres opportunités (évènements culturels et sportifs par exemple). Généralement, le responsable évènementiel travaille en agence. Il peut espérer devenir responsable de département événementiel au sein d’une grande entreprise ou directeur de communication. Lorsque l’expérience nécessaire est acquise, il peut ouvrir sa propre structure à Paris ou en province.

Un chef de projet événementiel peut percevoir un salaire compris entre 2500€ et 3000€ brut par mois. Après plusieurs années de métier, son salaire peut évoluer jusqu’à 45 000 euros brut par an.